Bedste råd til at passe godt på dine ansatte i kundeservice

Kundeservice er ofte det sted i en virksomhed, hvor tempoet er højt, og hvor man hele tiden skal være klar til at hjælpe næste kunde. Det kan være hårdt, og derfor er det vigtigt, at man som leder gør noget for at passe på sine medarbejdere. Når de har det godt, giver det også en bedre oplevelse for kunderne.

Sørg for godt udstyr

Hvis medarbejderne hver dag skal sidde med en computer, der er langsom, eller et headset, hvor lyden ikke er klar, så slider det hurtigt på humøret. Det er små ting, men de betyder meget i hverdagen. Et stabilt system, ordentlige skærme og en stol, der er rar at sidde i, gør arbejdet lettere. Det er et område, hvor det kan betale sig at prioritere, fordi det giver færre frustrationer og mere energi til samtalerne med kunderne.

Tal åbent om tempo og opgaver

I kundeservice er der næsten altid flere opgaver, end man kan nå. Derfor er det vigtigt at være tydelig om, hvad der forventes. Hvis medarbejderne føler, at de hele tiden er bagud, bliver det stressende. Det hjælper at snakke åbent om, at det ikke altid handler om at svare hurtigst muligt, men om at give kunderne et ordentligt svar.

Vis anerkendelse i det daglige

Et opkald fra en utilfreds kunde kan fylde meget, og derfor betyder det ekstra, når chefen husker at sige tak. Det behøver ikke være store ting. En kort besked efter en travl dag eller et par ord på et morgenmøde kan være nok til at vise, at indsatsen bliver lagt mærke til. Når medarbejderne føler sig set, giver det ny energi til at tage det næste opkald.

Brug hjælp udefra i travle perioder

Når køen af kunder bliver for lang, er det svært for medarbejderne at følge med. Her kan det være en fordel at få hjælp fra ekstern telefonpasning. På den måde bliver der taget hånd om opkaldene, så dit eget team ikke bliver presset ud over kanten. Professionel telefonpasning giver mulighed for at bevare et mere stabilt tempo og sikrer, at ingen sidder tilbage med en følelse af at være overvældet.

Husk pauserne

Når der er meget at lave, er det fristende at springe pausen over. Men det går hurtigt ud over koncentrationen. En kort pause væk fra skærmen eller en tur udenfor kan være nok til at få fornyet energi. Det kræver, at ledelsen bakker op om, at pauserne faktisk skal holdes. På den måde bliver det en naturlig del af dagen i stedet for noget, man springer over, når det er travlt.

Giv mulighed for udvikling

Hvis arbejdet i kundeservice altid føles ens, mister man hurtigt lysten. Derfor er det en god idé at give medarbejderne mulighed for at lære noget nyt. Det kan være små kurser, oplæring i andre funktioner eller at få lov til at tage mere ansvar på sig. Når medarbejderne kan se, at der er muligheder for at udvikle sig, bliver hverdagen mere motiverende.

Lyt til medarbejdernes erfaringer

De medarbejdere, der sidder med kunderne hver dag, ved ofte præcis, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør. Det er en god idé at spørge dem til råds, når man vil ændre på rutiner eller systemer. På den måde får man ikke kun bedre løsninger, men medarbejderne føler også, at deres viden bliver brugt. Det giver en stærkere fællesskabsfølelse i teamet.

Skab sammenhold

Selv de bedste systemer og processer kan ikke erstatte følelsen af at have kollegaer, man kan støtte sig til. Et godt sammenhold gør det lettere at komme igennem de svære dage. Det kan være alt fra en hyggelig frokost til, at man hjælper hinanden, når en kunde er særlig krævende. Når stemningen er god i teamet, smitter det af både internt og udadtil mod kunderne.