Sådan kan virksomheder i Odense gøre samarbejdet med deres reklamebureau lettere

Annonceudkastet ligger i indbakken. En kollega har sendt rettelser på sms, chefen har kommenteret en ældre version, og bureauet venter på svar om prisen. Kampagnen skal ud på mandag, men ingen ved, hvilken tekst der er godkendt.

En virksomhed i Odense kan sagtens have et godt reklamebureau og alligevel bruge for mange timer på rettelser og rykkere. Ofte mangler der en aftale om, hvem der leverer oplysningerne, hvem der svarer, og hvornår bureauet må sende materialet videre.

Giv bureauet et sted at finde det aktuelle materiale

Saml brief, billeder, tekster og kommentarer samme sted. Bureauet skal kunne finde den gældende pris og den seneste godkendte annonce uden at lede i flere mailtråde. Aftal også, hvordan I navngiver filerne, så en gammel version ikke bliver sendt til tryk.

Virksomheder med mange kampagner kan undersøge systemer til at samle materialer og godkendelser. På https://www.encodify.com/ findes et eksempel på en platform til den type samarbejde. Behovet bør afgøre valget. Et mindre samarbejde kan ofte klares med en fælles mappe og et dokument, hvis begge parter holder indholdet ajour.

Det vigtigste er, at bureauet får besked, når noget ændres. En ny pris i et internt ark hjælper ikke den grafiker, der stadig arbejder ud fra sidste uges mail.

Beskriv, hvad kunden skal gøre

Et ønske om større synlighed giver bureauet meget lidt at arbejde med. Beskriv hellere, hvem annoncen skal nå, og hvad modtageren skal gøre bagefter.

En butik i Odense, der vil have flere besøgende til et arrangement, bør eksempelvis sende bureauet oplysninger om:

• Hvem arrangementet er relevant for.
• Hvad gæsterne kan opleve, og om tilmelding er nødvendig.
• Tidspunkt, adresse og eventuelle begrænsninger.
• Hvor kunden skal klikke eller henvende sig.
• Hvem bureauet kan spørge om indholdet.

Hvis annoncen skal nå kunder fra resten af Fyn, kan oplysninger om adgang og parkering være relevante. En annonce til eksisterende kunder kan have et andet behov. Bureauet skal kende målgruppen, før teksten og billederne bliver valgt.

Saml kollegernes kommentarer før du svarer

Bureauet får svært ved at rette en annonce, hvis tre personer ønsker hver sin overskrift. Udpeg en kontaktperson, som indhenter kommentarer og afklarer uenigheder internt.

Kontaktpersonen behøver ikke beslutte alt. Vedkommende skal sikre, at bureauet modtager et samlet svar, hvor nødvendige ændringer er adskilt fra forslag.

Skriv for eksempel: »Prisen skal ændres, fordi tilbuddet kun gælder den lille model. Billedet er godkendt. Vi ønsker et nyt forslag til overskriften, som nævner afhentning i Odense.«

Den besked giver bureauet noget konkret at rette efter. »Den mangler lidt energi« efterlader derimod grafikeren med et gæt om, hvor utilfredsheden ligger.

Aftal godkendelser før kalenderen bliver fyldt

En kampagne kan blive forsinket, selvom bureauet afleverer til tiden. Hvis den eneste person, der må godkende annoncen, er væk i tre dage, venter resten af arbejdet.

Aftal derfor rækkefølgen fra begyndelsen:

1. Virksomheden afleverer priser, billeder og øvrige oplysninger.
2. Bureauet sender første udkast inden den aftalte frist.
3. Kontaktpersonen samler og sender rettelser.
4. Den ansvarlige godkender den færdige version skriftligt.

Sæt datoer på leverancerne, når I planlægger kampagnen. Medregn tid til at rette fejl og få svar fra leverandører. Hvis materialet skal trykkes, bør bureauet kende trykkeriets frist, før I aftaler tidspunktet for sidste godkendelse.

Aftal desuden, hvem der kan svare under sygdom og ferie. En kollega skal kunne finde både materialet og de aftaler, der allerede er truffet.

Gør ændringer og ekstra betaling tydelige

En ny annoncevariant eller en ekstra korrekturrunde kan ligge uden for det aftalte arbejde. Bed bureauet beskrive, hvad tilbuddet omfatter, og hvornår en ændring udløser ekstra betaling.

Virksomheden bør samtidig give besked, så snart et arrangement flyttes, eller en vare bliver udsolgt. Spørg, hvilke annoncer og tryksager ændringen berører, og om noget allerede er bestilt.

Efter en kampagne kan I tage fat i den konkrete hændelse, der kostede unødig tid. Hvis prisen blev ændret sent, skal den måske godkendes tidligere næste gang. Hvis bureauet modtog modstridende kommentarer, skal kontaktpersonen afklare dem før afsendelse. Brug den næste aftale til at fjerne netop den kilde til ekstra mails.